Améliorer la gestion de ressources et de la capacité à faire est la priorité pour la plupart des organisations de gestion de projets et des PMOs. C’est d’autant plus le cas pour les entreprises dont les ressources sont limitées et partagées entre plusieurs projets d’un même portefeuille. La gestion optimisée des ressources est d’autant plus importante que, pour beaucoup d’entreprises, des processus inadaptés ont des conséquences immédiates que ce soit en perte de revenus, de gains, de satisfaction client et de part de marché. Un logiciel PPM peut être un bon levier de succès.
Au sein d’une entreprise où la gestion des ressources est mal maîtrisée, on retrouve souvent les mêmes difficultés : ressources sous-utilisées ou surchargées, absence de disponibilité dans les temps impartis ou encore absence de visibilité sur les compétences disponibles. Adopter un outil de centralisation des données peut vous aider grandement dans une démarche d’optimisation de la gestion de vos ressources. Découvrez comment Sciforma vous aide à régler simplement 3 difficultés liées à la gestion des ressources.
1 – Obtenez de la visibilité sur l’affectation du temps de vos ressources avec un logiciel PPM
La première étape de votre optimisation de gestion des ressources consiste en l’obtention d’une meilleure visibilité des disponibilités de vos ressources. En centralisant toutes les données liées au projet, notamment les feuilles de temps, votre chef de projet, PMO ou autre partie prenante obtiendra, de la visibilité en temps réel sur l’allocation des ressources.
Pour chaque projet en cours ou à venir, vous pourrez gérer les affectations de ressources actuelles et futures de vos projets, créer différents scénarios et visualiser l’impact de l’utilisation des ressources sur l’ensemble de votre portefeuille. Votre gestionnaire des ressources sera également capable de tracker les temps hors projet pour améliorer l’efficacité organisationnelle.
2 – Optimisez le travail de vos équipes
Une meilleure visibilité vous donnera plus d’amplitude pour optimiser vos ressources. Lors du lancement d’un projet, le logiciel PPM Sciforma vous donne la possibilité de filtrer les ressources disponibles par département, par métier et par compétence, en fonction de ses disponibilités sur les projets en cours. Vous pourrez ainsi vous assurer que chaque ressource est allouée de manière la plus pertinente sur vos projets. En cas d’indisponibilité, vous pouvez également affecter une tâche à un sous-traitant que ce soit de manière nominative ou générique ou encore remplacer une ressource par une autre pour plusieurs activités tout en conservant automatiquement les charges réelles et restantes.
Enfin, dans le cas d’une gestion de portefeuille, Sciforma vous donne la possibilité d’analyser et de résoudre les conflits de ressources quand ces dernières sont affectées à plusieurs projets. Ainsi, la productivité est optimisée en tirant profit des ressources inutilisées et est affinée grâce à des moyens de contrôle de l’allocation des ressources d’une granularité plus élevée.
3 – Augmentez votre capacité à entreprendre
Grâce à une meilleure visibilité sur l’utilisation des ressources et une optimisation de leur efficacité et productivité, vous donnez à votre PMO les outils pour une meilleure anticipation des besoins et une meilleure capacité à entreprendre de nouveaux projets.
Au niveau du portefeuille, grâce à Sciforma, votre PMO pourra facilement identifier les ressources sous-utilisées ou surexploitées, dans les différents pour les scénarios de projets. Plusieurs outils sont à sa disposition (heat maps, des dashboards et des rapports de planification) pour analyser l’écart entre les demandes / affectations et les affectations / assignations.
En fournissant aux entreprises une vue affichant les prévisions des ressources en temps-réel, la gestion de la capacité à faire permet aux parties prenantes de prendre plus rapidement des décisions telles que l’embauche de nouvelles ressources, le report de certains projets, ou encore approuver ou annuler des projets.
La gestion de ressources et de la capacité à faire est un élément crucial du cycle de la vie de la solution Sciforma pour la gestion de portefeuilles de projets. Elle rapproche la demande du projet de l’exécution du projet en optimisant l’allocation de ressources limitées pour atteindre un maximum de livraison et de valeur commerciale.
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des ressources et de la capacité dans Sciforma ? Prenez contact avec nous aujourd’hui et obtenez votre démonstration personnalisée.
Camélia Docquin
Camélia is Sciforma’s Marketing Manager for Europe and enjoys learning different perspectives of the current business environment and project management challenges that enterprises and individuals face daily. Main interests include : innovation, digital transformation, and strategy execution.